Projectmanagement
Projectmanagement is het aansturen van een project. Een project komt voort uit een projectmatige aanpak van een probleem. Een probleem kan van alles zijn: het bouwen van een nieuw gebouw, het starten van een nieuwe afdeling, het schrijven van een rapport.
Er bestaan veel verschillende manieren om projecten in te delen. Al deze methodieken komen neer op hetzelfde: Een denkstadium, een doe-stadium en een afbouwstadium.
In het denkstadium wordt bedacht wat het eindresultaat moet zijn, in het doe-stadium wordt aan het eindresultaat gewerkt en in de afbouwfase wordt alles afgerond.
Projectmatig werken ligt voor de hand als:
- Het gewenste resultaat niet volstrekt nieuw is maar wel veel nieuwe elementen bevat;
- Mensen uit verschillende disciplines of vakgebieden moeten samenwerken;
- Men eenmalig een maximale prestatie moet leveren;
- Men over beperkte (gelimiteerde) middelen beschikt om dat resultaat te bereiken
Kenmerken van projecten zijn:
- Gefaseerde besluitvorming. Naarmate het project verder verloopt worden steeds meer opties verworpen en wordt het eindresultaat duidelijker. Er wordt gewerkt van vaag naar concreet.
- Integrale beheersing van tijd, geld, documentatie en kwaliteit. Hiermee wordt bedoeld dat de planning in de gaten wordt gehouden, dat rekening gehouden wordt met budgetten, dat er een manier komt waarop besluiten, ontwerpen en definities worden vastgelegd en dat er wordt gecontroleerd of de kwaliteit voldoende is.
- Interdisciplinaire projectgroepen. Binnen een project werken vaak verschillende disciplines samen, bijvoorbeeld een projectgroep met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen binnen een organisatie.
- Opsplitsing van taken. Binnen een project is er sprake van opsplitsing in deelprojecten en deeltaken. Voor een deelproject kan een deelprojectgroep verantwoordelijk zijn. Binnen groepen worden taken en verantwoordelijkheden gesplitst.
Fasering
Een belangrijke rol binnen projecten speelt de projectfasering. Dit hangt samen met de beheersing van de factor 'tijd' binnen het project. Een belangrijk deel van dit onderwerp heeft betrekking op het plannen van een project met alle deeltaken. De fasering die als voorbeeld dient is gebaseerd op drie principes:
- Eerst denken, dan doen.
- Het planvormen/denken van voor naar achteren èn van achteren naar voren.
- Het werken van grof naar fijn.
Deze drie principes leiden tot een fasering die als kenmerk heeft dat aan het eind van ieder fase een keuze gemaakt dient te worden voor de rest van het project. Alternatieven vallen dus na iedere fase af. Na iedere fase wordt de beslissing vastgelegd in een zogenaamd beslisdocument. Dit document geeft de staat van het project weer en is uitgangspunt voor de volgende fase.
De volgende zes fasen worden onderscheiden:
- Initiatieffase
Deze fase kent twee doelen: Vaststellen of alle projectleden dezelfde doelstelling nastreven en vaststellen of iedereen die doelstelling projectmatig wil bereiken. Verder wordt in deze fase de projectgroep samengesteld. - Definitiefase
Deze fase heeft als doel het zo concreet en eenduidig mogelijk formuleren van het projecteindresultaat. Ook is in deze fase ruimte voor het verdelen van het project in deelprojecten. Tenslotte moet vastgesteld worden wat de activiteiten in de volgende fase zullen zijn. - Ontwerpfase
Het doel van de ontwerpfase is het vinden van oplossingen. Deze oplossingen worden geformuleerd naar aanleiding van de in de definitiefase vastgestelde eisen en wensen. Na afloop van deze fase is bekend hoe het projectresultaat eruit ziet qua vorm, inhoud en dergelijke. - Voorbereidingsfase
Deze fase is bedoeld om alles te doen wat nodig is om de realisatie van het project goed te laten verlopen. Aan het eind van deze fase moeten alle hulpmiddelen, voorschriften en dergelijke. Dit alles om te voorkomen dat men in de realisatiefase voor verrassingen komt te staan. - Realisatiefase
De realisatiefase is bedoeld om het projectresultaat te maken, in te voeren of uit te voeren. Al het werk uit voorgaande fasen wordt geïntegreerd. - Nazorgfase
Als het projectresultaat gereed is moet er nog ruimte zijn om eventuele problemen aan het resultaat te verhelpen. Hier hoort dan ook het verhelpen van storingen en klachten.